Příprava na obchodní schůzku: co udělat předem
Příprava na obchodní schůzku rozhoduje o jejím výsledku často víc než samotný průběh. Kdo přijde připravený, působí jistě, ví, co chce, a dokáže reagovat. Kdo si přípravu odbude a spoléhá, že to nějak dopadne, se dostává do nevýhody, protože improvizace se snadno pozná a druhá strana ji vycítí.
Tenhle text popisuje, proč se příprava na obchodní schůzku vyplatí, co si zjistit o druhé straně předem, jak si ujasnit vlastní cíl a hranice, proč pomáhá připravit se i na námitky a otázky, jak dbát na první dojem a proč je nejlepší schůzka ta, kde obě strany odcházejí s pocitem, že dohoda dává smysl.
Ve zkratce
- Příprava rozhoduje o výsledku schůzky.
- Vyplatí se zjistit si předem o druhé straně.
- Ujasněte si cíl a hranice, kam až můžete jít.
- Připravte se na námitky a otázky.
- První dojem a jistota hrají velkou roli.
- Nejlepší dohoda dává smysl oběma stranám.
Proč se příprava vyplatí
Připravený člověk působí jistě a kompetentně, ví, co chce, a nedá se zaskočit. Druhá strana to pozná a bere ho vážněji. Naopak nepřipravenost se projeví váháním, tápáním v odpovědích a ústupky, které by při rozvaze nenastaly. Příprava proto není formalita, ale to, co často rozhoduje mezi úspěšnou a promarněnou schůzkou.
Kromě jistoty dává příprava i klid. Kdo ví, co chce říct, na co se zeptat a kam až může ustoupit, se nemusí bát, že něco přehlédne nebo se nechá zatlačit do nevýhodné dohody. Uvolní se a může se soustředit na samotné jednání a na druhého člověka místo horečného přemýšlení, co vlastně říct.
Co si zjistit o druhé straně
Před schůzkou se vyplatí zjistit si o druhé straně, co jde, tedy čím se zabývá, co může potřebovat a co od jednání nejspíš čeká. Kdo rozumí zájmům a situaci druhé strany, dokáže lépe nabídnout to, co ji zajímá, a formulovat věci tak, aby dávaly smysl jí, ne jen jemu. Bez toho člověk mluví naslepo.
| Před schůzkou | Proč |
|---|---|
| Info o druhé straně | Znát její zájmy |
| Vlastní cíl | Vědět, co chci |
| Hranice ústupků | Kam až mohu jít |
| Námitky | Připravit odpovědi |
| Podklady | Mít je po ruce |
| První dojem | Působit jistě |
Ujasnit si cíl a hranice
Klíčové je vědět předem, co od schůzky chci, tedy jaký je ideální výsledek, co je pro mě přijatelné a co už ne. Bez jasného cíle se snadno stane, že jednání odplyne jinam nebo že člověk odsouhlasí něco, co mu nevyhovuje, jen proto, že neměl rozmyšlené, kde je jeho hranice a kam až může ustoupit.
Proto se vyplatí si předem stanovit nejen cíl, ale i mez, za kterou už nechci jít. Když člověk ví, kde je jeho hranice, jedná klidněji a nenechá se dotlačit do nevýhodné dohody tlakem nebo časem. Jasný cíl a jasná hranice jsou dvě věci, které z jednání dělají vědomý krok, ne náhodu.
Připravit se na námitky
Dobré je promyslet si dopředu, co může druhá strana namítnout nebo na co se zeptá, a mít na to připravenou odpověď. Kdo je na námitky připravený, nezaskočí ho a odpoví klidně a věcně, kdežto nepřipraveného stejná námitka vyvede z míry. Připravenost na otázky a výhrady je znak, že člověk věci promyslel a stojí si za nimi.
První dojem a průběh
První dojem hraje velkou roli, protože si podle něj druhá strana utváří názor dřív, než padne první věcné slovo. Dochvilnost, upravenost, jistota a klidné vystupování působí, že člověk je spolehlivý a bere jednání vážně. Naopak zpoždění, nervozita nebo nezájem vytvoří dojem, který se pak těžko napravuje během samotného jednání.
Během schůzky pomáhá naslouchat, ne jen mluvit. Kdo poslouchá, co druhá strana říká a co potřebuje, dokáže reagovat a najít řešení, které vyhovuje oběma. Jednání není souboj, kde jeden vyhraje a druhý prohraje, ale hledání dohody. Naslouchání a věcnost udělají větší dojem než snaha za každou cenu prosadit svou.
Sedm věcí k přípravě na obchodní schůzku
- Zjistit si předem o druhé straně.
- Ujasnit si vlastní cíl.
- Stanovit hranici ústupků.
- Připravit se na námitky a otázky.
- Mít po ruce potřebné podklady.
- Dbát na první dojem a dochvilnost.
- Naslouchat a hledat oboustrannou dohodu.
Třetí bod chrání před nejčastější chybou při jednání, tedy před ústupkem, kterého člověk později lituje. Bez předem stanovené hranice se snadno stane, že tlak, časová tíseň nebo obratná druhá strana dotlačí člověka k dohodě, která mu nevyhovuje, protože v tu chvíli nevěděl, kde přesně je jeho mez. Kdo si naopak předem ujasní, kam až je ochoten jít a za co už dohodu odmítne, jedná klidněji a jistěji, protože se nemusí rozhodovat pod tlakem. Hranice není tvrdohlavost, ale ochrana, díky které člověk uzavře jen takovou dohodu, se kterou bude spokojený i druhý den, a ne takovou, kterou přijal jen proto, že se nechal zatlačit.
Jak si vést doma poznámky
Před každou důležitou schůzkou si sepište, co o druhé straně víte, jaký je váš cíl a kde je vaše hranice, protože sepsané věci se lépe drží v hlavě a méně se na ně pod tlakem zapomíná. Krátká příprava na papíře dodá jistotu a přehled.
Po schůzce si poznamenejte, co fungovalo a co ne, protože z vlastní zkušenosti se člověk naučí nejvíc. Přehled o tom, jak jednání probíhalo a co příště udělat jinak, promění každou schůzku v lekci, ze které se dá čerpat.
Přehled a organizaci rozvíjí text o tom, jak si v podnikání vést poznámky, přesvědčivé vystupování rozebírá text o tom, jak vytvořit prezentaci, která zaujme, a vedení lidí popisuje text o tom, jak být lepším lídrem.
Časté otázky
Proč je příprava na schůzku důležitá
Rozhoduje o výsledku často víc než průběh. Připravený člověk působí jistě, ví, co chce, a nedá se zaskočit ani zatlačit.
Co si zjistit o druhé straně
Čím se zabývá, co může potřebovat a co od jednání čeká. Znalost jejích zájmů umožní nabídnout to, co ji zajímá.
Proč si stanovit hranici ústupků
Aby vás tlak nebo čas nedotlačily k nevýhodné dohodě. Kdo zná svou mez, jedná klidně a neustoupí víc, než chce.
Jak se připravit na námitky
Promyslet si předem, co může druhá strana namítnout nebo na co se zeptá, a mít připravenou klidnou a věcnou odpověď.
Jak důležitý je první dojem
Velmi. Druhá strana si podle něj tvoří názor dřív, než padne věcné slovo. Dochvilnost a jistota působí spolehlivě.
Mám na schůzce hlavně mluvit
Ne. Vyplatí se naslouchat. Kdo rozumí tomu, co druhá strana potřebuje, snáz najde řešení vyhovující oběma.
Co je nejlepší výsledek jednání
Dohoda, která dává smysl oběma stranám. Jednání není souboj, ale hledání řešení, se kterým budou spokojení oba.
Jak si přípravu usnadnit
Sepsat si předem, co víte o druhé straně, svůj cíl a hranici. Sepsané věci se lépe drží a dodají jistotu.
