Jak si nastavit zálohy před zakázkou
Záloha je nejjednodušší nástroj, jak nepracovat zadarmo, a zároveň to, co si většina lidí na volné noze netroufne požadovat. Obava bývá vždycky stejná, tedy že klient odejde jinam. Ve skutečnosti je záloha běžná součást obchodu a klienti, kteří kvůli ní odejdou, jsou často přesně ti, se kterými by později byly potíže s placením. V tomto textu si projdeme, kdy zálohu žádat, jak vysokou a jak ji podat.
Proč zálohu vybírat
Důvody jsou tři a jen jeden z nich se týká peněz.
Kryje náklady a čas
Zakázka obvykle začíná výdaji, tedy materiálem, nákupem licence nebo časem stráveným přípravou. Bez zálohy je financujete vy a v případě zrušení je nesete sami. Záloha přesouvá tuhle část rizika tam, kam patří, tedy k zadavateli.
Ověřuje vážnost zájmu
Klient, který zaplatí zálohu, se rozhodl. Klient, který ji odkládá, se často ještě rozmýšlí nebo poptává jinde. Právě tenhle filtr ušetří spoustu času, který by jinak padl na zakázky, které nikdy nezačnou, jak souvisí s tématem, jak si nastavit cenu služby.
Kdy ji požadovat
Ne u každé zakázky, ale u víc případů, než se zdá.
U nových klientů a větších zakázek
Zálohu vybírejte vždy u prvních zakázek s neznámým klientem a u všeho, co má delší dobu realizace nebo vyšší vstupní náklady. U stálých klientů s dobrou platební historií se dá zálohy vzdát, ale je to výjimka, kterou udělujete vy, ne pravidlo, které vzniklo samo.
U zakázek na míru
Když vyrábíte něco, co se nedá prodat nikomu jinému, je záloha nutnost. Při zrušení vám zůstane výsledek bez využití. Totéž platí u termínů, které kvůli zakázce blokujete a nemůžete je mezitím nabídnout dál.
Jak vysoká
Neexistuje jedno správné číslo, ale je logika, podle které se určuje.
Podle nákladů, ne podle zvyku
Záloha by měla pokrýt aspoň vstupní náklady a část času, který do zakázky vložíte, než přijde další platba. U zakázek s vysokým podílem materiálu bývá vyšší, u služeb nižší. Vyjděte z toho, o co byste přišli, kdyby klient odstoupil hned po začátku.
Dělení na etapy
U delších zakázek se osvědčuje rozdělit platbu na několik částí navázaných na dokončené etapy, ne na kalendář. Klient tak platí za viditelný postup a vy nefinancujete celou zakázku. Přehled o tom, kolik peněz kdy přijde, je základ zdravého provozu, jak popisuje text o tom, proč hlídat tok peněz.
Jak zálohu podat
Způsob sdělení rozhoduje o reakci víc než částka.
Jako součást nabídky, ne jako dodatek
Zálohu uveďte přímo v nabídce mezi obchodními podmínkami, ne až ve chvíli, kdy klient souhlasí. Když se objeví dodatečně, působí jako nedůvěra. Když je součástí nabídky od začátku, je to prostě způsob, jakým pracujete.
Formulace bez omluv
Napište věcně, kolik činí záloha, kdy je splatná a co se po jejím uhrazení stane, tedy typicky že se rezervuje termín a zahájí práce. Nevysvětlujte, proč ji chcete, a neomlouvejte se za ni. Podobně se přistupuje i k ostatním podmínkám, jak popisuje text o tom, jak napsat nabídku pro klienta.
Doklady a pravidla
Formální stránka, na kterou se zapomíná.
Zálohová faktura a doklad
Na zálohu vystavte zálohovou fakturu a po jejím uhrazení příslušný doklad. V konečném vyúčtování zálohu odečtěte, aby bylo jasné, co zbývá doplatit. Jaké údaje musí doklad obsahovat, shrnuje text o tom, co musí obsahovat faktura.
Vratnost si stanovte předem
Napište, za jakých podmínek se záloha vrací a kdy propadá, typicky podle toho, kolik práce už bylo odvedeno a jestli byly pořízeny materiály. Bez tohohle bodu vzniká spor pokaždé, když klient odstoupí. Řeší se to spolu se storno podmínkami.
Co dělat s námitkami
Dvě situace, které přijdou nejčastěji.
Když klient odmítá zaplatit předem
Zeptejte se, co by mu pomohlo, a nabídněte kompromis, tedy nižší zálohu, rozdělení na etapy nebo menší úvodní zakázku, na které se poznáte. Ustoupit úplně znamená nastavit precedens pro celou další spolupráci. Kdo nezaplatí nic předem, často nezaplatí ani potom, jak popisuje text o tom, jak jednat s neplatiči.
Když jde o velkou firmu
Větší organizace mívají nastavené procesy, kde záloha projde hůř, ale zato bývá platební morálka lepší a smlouva jasná. Tady dává smysl vyjednávat spíš o kratší splatnosti a o platbě po etapách než trvat na záloze za každou cenu.
Šest zásad pro zálohy
- Záloha kryje riziko, ne nedůvěru. Financovat začátek zakázky nemá dodavatel.
- Vždy u nových klientů. U stálých je bezzálohová spolupráce výjimka, kterou udělujete vy.
- Vždy u zakázek na míru. Při zrušení vám zůstane výsledek, který nikomu jinému neprodáte.
- Výši odvoďte od vstupních nákladů. Ne od zvyku a ne od toho, co si troufnete říct.
- Uveďte ji přímo v nabídce. Dodatečně sdělená záloha působí jako nedůvěra.
- Stanovte předem vratnost. Bez toho vzniká spor pokaždé, když klient odstoupí.
Záloha není projev nedůvěry, ale běžná obchodní podmínka, která chrání obě strany a která zároveň spolehlivě odfiltruje zakázky, ze kterých by stejně nic nebylo. Nejvíc přitom rozhodne, jestli ji uvedete rovnou v nabídce a bez omlouvání. Kdo to udělá, zjistí obvykle po pár měsících, že se na ni nikdo neptá, a že ubylo zakázek, které skončily nezaplacené.
Časté otázky
Proč vybírat zálohu?
Protože zakázka obvykle začíná výdaji, tedy materiálem, licencí nebo časem na přípravu, a bez zálohy je financujete vy. Záloha navíc ověřuje vážnost zájmu, protože klient, který zaplatí, se rozhodl, zatímco ten, kdo ji odkládá, se často ještě rozmýšlí.
U kterých zakázek ji požadovat?
Vždy u prvních zakázek s neznámým klientem, u všeho s delší realizací nebo vyššími vstupními náklady a u zakázek na míru, které se nedají prodat nikomu jinému. U stálých klientů s dobrou platební historií jde o výjimku, kterou udělujete vy.
Jak vysokou zálohu nastavit?
Tak, aby pokryla aspoň vstupní náklady a část času vloženého do zakázky, než přijde další platba. Vyjděte z toho, o co byste přišli, kdyby klient odstoupil hned po začátku. U delších zakázek rozdělte platbu na etapy podle dokončené práce.
Jak zálohu sdělit?
Uvést ji přímo v nabídce mezi obchodními podmínkami, ne až když klient souhlasí, protože dodatečně sdělená záloha působí jako nedůvěra. Napište věcně, kolik činí, kdy je splatná a co se po uhrazení stane, a neomlouvejte se za ni.
Co když klient odmítne platit předem?
Zeptat se, co by mu pomohlo, a nabídnout kompromis, tedy nižší zálohu, rozdělení na etapy nebo menší úvodní zakázku. Ustoupit úplně znamená nastavit precedens pro celou spolupráci. Kdo nezaplatí nic předem, často nezaplatí ani potom.
Vrací se záloha při zrušení?
Podle toho, co si předem stanovíte. Napište, za jakých podmínek se vrací a kdy propadá, typicky podle rozsahu odvedené práce a podle toho, jestli byl pořízen materiál. Bez tohoto bodu vzniká spor pokaždé, když klient odstoupí.
